Циклограммы
643
Еще одним инструментом, используемым для увеличения эффективности, уменьшения рисков и ускорения принятия необходимых управленческих решений, являются циклограммы, в которых при возникновении того или иного события описаны необходимые действия со стороны сотрудников поставщика, сроки их исполнения, а также цели, зоны принятия решения и ответственность. Каждая циклограмма разрабатывается и утверждается для конкретной торговой сети, которая учитывает особенности этой сети и нюансы сотрудничества. Наличие таких циклограмм позволяет увеличить эффективность всех процессов, влияющих на своевременность и правильность принимаемых решений.
В таких циклограммах рассматриваются только концептуальные процессы, влияющие на возможные стратегические изменения в сотрудничестве с торговой сетью. Технические действия, например, прием и авизация заказов, в них не рассматриваются.
Такие циклограммы также могут быть «встроены» в CRM и автоматически формировать задачи ответственным сотрудникам и контролировать сроки исполнения задач. Примеры некоторых пунктов из них приведены в Таблице 1. Данная таблица должна быть обязательно дополнена столбцом с ответственными сотрудниками и сроками, в которые должна быть выполнена та или иная задача.
Вообще, поставщикам достаточно часто приходится реагировать на те или иные события, причем в разных случаях приходится проводить разные комплексные мероприятия.
Поэтому проще всего это делать в рамках разработки, согласования, утверждения и исполнения оперативных планов с конкретными мероприятиями, ответственными, сроками, KPI и ожидаемыми результатами. Именно такие оперативные планы по использованию открывшихся возможностей удобнее всего размещать в циклограммах, направленных на использование открывшихся возможностей.
При этом, естественно, необходимо исполнять годовой План мероприятий, утверждаемый для каждой торговой сети. В этом плане, который также должен содержать ответственных сотрудников, сроки, KPI и ожидаемый результат, должны быть представлены регулярные и разовые мероприятия, необходимые для успешного сотрудничества с торговыми сетями.
Такой годовой План мероприятий должен включать в себя, например, следующие операционные мероприятия:
— предоставление торговой сети ежеквартальной аналитической отчетности установленного образца;
— согласование с сетью годового прогнозного плана (ожидаемые продажи в разрезе SKU и РЦ с учетом промо);
— согласование с торговой сетью объемов и механики промо-акций;
— проведение полугодового анализа продаж, маржинальности сети и товарного сегмента сети для возможной ротации SKU и подготовки новых предложений для торговой сети;
— согласование с торговой сетью и проведение ежемесячных или ежеквартальных категорийных дней;
— подготовка ежемесячного отчета о посещении контрольных точек продаж;
— утверждение и реализация плана по мерчандайзингу;
— прочее.
Утверждение и исполнение годового Плана мероприятий по взаимодействию с конкретной торговой сетью и внесение в него оперативных изменений либо проведение дополнительных оперативных мероприятий при наступлении тех или иных ключевых событий, контролируемых с помощью циклограмм, позволяет существенно увеличить эффективность коммуникаций с торговой сетью и в конечном счете увеличить прибыльность бизнеса.
